Согласование договоров в программе Договор Партнер

“Договор Партнер“ () - удобная программа для работы с договорами, которое поможет вести контроль договоров и учет сопутствующих документов. Программа предназначена руководителям, бухгалтерам, юристам, специалистам договорных отделов. Всем, чья работа связана с договорами и кто желает упростить учет и контроль договоров. Программа “Договор Партнер“ позволяет контролировать согласование договоров. В рамках сетевой версии пользователи программы, являющиеся согласователями договора могут контролировать сроки согласований и формировать листы согласований. Для внесения сведений о согласователях откройте “карточку договора“ и перейдите в раздел “согласования“, который включает две рабочие зоны: 1. Слева зона для указания различных листов согласования. Например, договор может проходить несколько этапов согласования между отделами со своими листом согласования. По умолчанию программа создаст один лист согласования. 2. В правой части находится зона для внесения сведений по согласователям, которые могут быть сетевыми пользователями программы и проставлять свои статусы, даты и комментарии по согласованиям. Для добавления согласователя нажмите кнопку “Добавить“. Появится форма для выбора сотрудника и указания дат для контроля. Даты не являются обязательными для внесения, это зависит от правил организации. Если в согласовании участвует постоянный состав сотрудников, то можно заранее составить группы таких сотрудников для автоматического заполнения таблицы согласователей. Для этого нажмите маленькую кнопку “стрелка“ в правой части кнопки “добавить“. И выберите пункт “добавить группу согласователей“. Далее введите название группы и назначьте согласующих сотрудников для данной группы. После выбора сотрудника можно сопоставить его с логином сетевого пользователя программы, чтобы при работе в программе под своим логином, данный пользователь видел договоры, где он назначен согласователем. После чего можно выбирать данную группу сотрудников и они будут автоматически выводится в список согласователей. Программа позволяет вести учет согласований по трем правилам. При первом подходе инициатор договора заранее вносит всех согласователей и заранее указывает им даты, которые определяют последовательность согласования. Если у всех согласователей одна дата согласования, то можно указать порядковый номер для согласователя, чтобы по нему была видна очередность согласований. При данном правиле, по договору вносится первый согласующий сотрудник. И после того, как он проставит свой статус согласования, он может указать следующего согласователя. И так поочередно, каждый последующий пользователь вносит после своего согласования другого согласователя. При работе с согласованием можно прикладывать файлы различного формата. Например, на практике каждый согласующий может прикладывать очередной варианты проекта договора со своими правками. Программа позволяет согласовывать также дополнительные соглашения, которые вносятся в отдельном разделе “карточки договора“/Например, можно завести отдельный “лист согласования“ с указанием дополнительного соглашения. После чего назначить согласующих сотрудников для данного листа согласования. Список согласователей можно выгрузить во внешний файл Excel или вывести в шаблон листа согласования для дальнейшей печати. Для этого выделите мышкой нужный лист согласования. И нажмите кнопку “Лист согласования“. Откроется просмотр трех вариантов листов согласования. Их можно выгрузить в файлы WORD,Excel, PDF или вывести на печать. Для создания собственных шаблонов листов согласования вызовите справку по кнопке со знаком вопрос. Для того чтобы пользователь видел договоры, где он является согласователем, он должен войти в программу под своим логином. Далее в реестре договоров кликнуть кнопку “Мои согласования“. После чего реестр оставит только договоры, где данного пользователя назначили согласователемю После выделения строки с договором кликните правой кнопкой мыши и выберите пункт “открыть согласования“. После чего пользователь внесет сведения по согласованию со своей стороны. Для снятия фильтра “мои согласования“ кликните мышкой на любую папку в правой части и кликните на папку “Все“. После чего реестр договоров покажет все договоры. Для общего контроля согласований по всем договорам и согласователям есть отдельный раздел, который находится в модуле “Уведомления“. При нажатии на кнопку “сформировать“ появится список всех договоров и назначенных по ним согласующих сотрудников. Пользователь может отфильтровать данный список по любому столбцу одним из двух способов. При первом способе подведите курсор мыши к заголовку столбца---Например столбец “согласователь“ и кликните кнопку со знаком стрелки. Появится выбор значения для фильтрации. При втором способе кликните левой кнопки мыши в пустое поле под заголовком столбца и внесите необходимое значение для фильтрации. При клике на выделенной строке в данном списке откроется соответствующая “карточка договора“.