Контроль исполнений документов в программе “ДокПартнер“

“ДокПартнер“ - удобная программа для учета документов и корреспонденции. Сайт программы с бесплатной версией Программа позволяет: - вести учет документов (приказов, распоряжений и т.п.) - вести учет входящей/исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.п.) - формировать наглядные и полезные отчеты. Программа предназначена всем, чья работа связана с документами и кто желает упростить учет и контроль документов и корреспонденции. С помощью программы Вы сможете назначать список ответственных за согласование документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о согласовании. Программа “ДокПартнёр“ позволяет контролировать исполнение документов. Программа включает две возможности назначения исполнителей по документам. При первом способе можно указать одного сотрудника исполнителя. Откройте “карточку документа“. Далее в разделе “основные“ в поле “исполнитель“ откройте справочник “сотрудников“. Данный справочник вызывается при клике на кнопку с тремя точками справа от поля “исполнитель“. Откроется справочник сведений по сотрудникам организаций связанных с документами. Данный справочник также включает сотрудников организации со стороны пользователя. Таким образом исполнителем по документу может назначаться как сотрудник внешней организации, так и сотрудник организации со стороны пользователя программы. Выберите необходимого сотрудника в списке. Его ФИО выведется в поле “исполнитель“. Далее можно проставить даты и статусы исполнения. При необходимости можно внести комментарии по исполнению в отдельном разделе. ФИО исполнителя, даты и статусы по исполнению выводятся в отдельных столбцах общего реестра документов. По столбцам реестра документов можно осуществлять поиск. При клике правой кнопкой мыши по столбцу можно сортировать реестр документов по значениям данного столбца. Второй способ назначения исполнителей позволяет назначить более одного исполнителя. В практике учета документов могут встречаться случаи когда процесс исполнения документа включает группу сотрудников. Для этого перейдите в раздел “Исполнения“ на форме “карточка документа“. Нажмите кнопку “Новый“. Далее вызовите справочник сотрудников по кнопке с тремя точками справа от поля ФИО. Выберите необходимых сотрудников-исполнителей. Проставьте дату и статус исполнения. При необходимости внесите комментарий для исполнителей. В данном случае, при назначении группы исполнителей, контроль исполнения документов проводится в отдельном модуле “Исполнения“. Выберите нужный тип документов “внутренние“ или “внешние“. Далее нажмите кнопку “обновить“. После чего будет сформирован список документов, где назначены группы исполнителей. Столбцы данного реестра показывают плановые сведения по документу, ФИО исполнителя, а также даты и статусы исполнения. Для изменения статуса исполнения нажмите кнопку “исполнить“ или “откройте карточку документа“ и в разделе “исполнения“ выделите строку с нужным сотрудником и нажмите кнопку “исполнить“. Внесите сведения по фактическому исполнению. При работе с программой по сети каждый пользователь будет видеть свои документы, где он назначен исполнителем и данный пользователь сможет через программу “ДокПартнёр“ указывать даты и статусы исполнения со своей стороны. А руководитель сможет контролировать процесс исполнения всех документов по организации. Отчет по исполнениям можно выгрузить во внешний файл Excel.